Anwendungen
01Telefonassistent für die RezeptionBeantwortet Standardfragen, notiert Reservierungswünsche, fasst zusammen.→
02Chat und WhatsAppMehrsprachige Antworten aus Ihren Hausinformationen und Paketen.→
03PosteingangAnfragen werden sortiert, Daten ausgelesen, Antwortentwürfe vorbereitet.→
04Wissen für SaisonkräfteFirmen-KI für Abläufe, Hausregeln, Ansprechpersonen und Checklisten.Antworten auf Bewertungen – Entwürfe für Antworten auf Online-Bewertungen im Ton Ihres Hauses, freigegeben und veröffentlicht von Ihnen.
Was der Assistent übernimmt – und was bei der Rezeption bleibt
Der Assistent übernimmt die wiederkehrenden Anfragen: Verfügbarkeit, Preise, Anreise, Parken, Hunde, Skipass, Wellness-Zeiten – rund um die Uhr und in der Sprache des Gastes. Er nimmt Reservierungswünsche vollständig auf, beantwortet Standardfragen aus Ihren Hausinformationen und fasst zusammen, was an die Rezeption geht.
Bei der Rezeption bleibt, was eine persönliche Antwort braucht: das Gespräch mit dem Gast, Sonderwünsche, Beschwerden, alles, was eine verbindliche Zusage bedeutet. Verbindliche Buchungen laufen über Ihr Buchungssystem oder die Rezeption. So bleibt die Grenze klar: Der Assistent fängt ab, die Rezeption entscheidet.
Womit ein Haus beginnen kann
Begonnen wird meist mit dem Telefonassistenten für die Zeiten, in denen niemand abnehmen kann – abends, nachts, in der Nebensaison. Danach kommen Chat und WhatsApp mit derselben Wissensbasis, anschließend der Posteingang mit Antwortentwürfen.
Die Reihenfolge folgt dem Aufwand: Jeder Schritt baut auf den Inhalten auf, die im vorherigen entstanden sind. Wer mit dem Telefon beginnt, hat die Fragen bereits gesammelt – und damit die Basis für alles Weitere.
Dasselbe gilt für Wechsel in der Belegschaft: Die Wissensbasis bleibt, auch wenn einzelne Personen das Haus verlassen – vorausgesetzt, jemand pflegt sie. Wer Abläufe ändert, ändert die Beschreibung mit; das gehört in den Betrieb wie jede andere Unterlage.
Worauf es in der Hotellerie ankommt
Mehrsprachigkeit
Die Antworten entstehen in der Sprache des Gastes aus Ihren deutschen Inhalten. Sie müssen nichts übersetzen, sollten Fachbegriffe wie Zimmerkategorien und Pakete aber einheitlich benennen.
Keine erfundenen Zusagen
Preise und Verfügbarkeiten gibt die KI nur so wieder, wie sie hinterlegt oder aus dem Buchungssystem abrufbar sind. Verbindliche Buchungen laufen über Ihr Buchungssystem oder die Rezeption.
Anbindung an das Hotelprogramm
Wo Ihr Hotelprogramm (PMS) oder Ihre Buchungssoftware eine Schnittstelle bietet, kann die KI Verfügbarkeiten abfragen. Ohne Schnittstelle arbeitet sie mit hinterlegten Informationen und übergibt Buchungswünsche.
Persönlichkeit des Hauses
Tonfall, Anrede (Du oder Sie), regionale Ausdrücke – das legen wir mit Ihnen fest.
Gästedaten brauchen einen festen Platz.
Wann sich ein Assistent für ein Haus lohnt
Er lohnt sich, wenn Anfragen regelmäßig zur falschen Zeit kommen – während des Check-ins, am Abend, an Tagen mit dünner Besetzung – und wenn dieselben Fragen in mehreren Sprachen wiederkehren. Beides trifft auf die meisten Häuser mit Gästen aus mehreren Ländern zu.
Weniger dringend ist der Einsatz, wenn Anrufe und Mails ohnehin gut abgedeckt sind oder die Anliegen vor allem persönlich besprochen werden wollen. Ein Haus mit fester Besetzung braucht keinen Telefonassistenten; ein Betrieb mit vielen gleichzeitigen Anfragen profitiert schnell.
Für die Entscheidung hilft ein ehrlicher Blick aufs eigene Haus: Wie viele Anrufe gehen derzeit verloren, und wie viele Fragen wiederholen sich? Beides lässt sich vor der Entscheidung erheben.
Datenschutz bei Gästedaten
Gäste werden informiert, wenn sie mit einer KI kommunizieren. Ihre Datenschutzerklärung beschreibt Telefonassistent und Chat.
Am Empfang beginnt der Datenschutz.
- Keine Zahlungsdaten über die KI. Kreditkartendaten werden nicht per Chat oder Telefonassistent abgefragt, sondern über Ihr Zahlungs- oder Buchungssystem.
- Speicherfristen für Chatverläufe und Gesprächstranskripte werden festgelegt und automatisch umgesetzt.
- Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag, bevorzugt mit EU-Verarbeitung; bei WhatsApp ist Meta zusätzlich beteiligt.
- Gesundheitsangaben (z. B. Allergien, Barrierefreiheit) sind besonders geschützte Daten. Die KI nimmt sie nur auf, wenn der Gast sie selbst nennt, und gibt sie direkt an Ihr Team weiter.
→ Mehr dazu: KI und DSGVO
Förderung für Tourismusbetriebe
Betriebe mit Anspruch auf Tiroler Tourismusförderung sind von der Tiroler Digitalisierungsförderung ausgenommen. Für Tourismusbetriebe ist deshalb die Tiroler Tourismusförderung bzw. die Förderlandschaft des Bundes für den Tourismus die richtige Anlaufstelle. Chatbots sind außerdem von der Digitalisierungsförderung generell ausgenommen. Welche Möglichkeiten es für Ihr Vorhaben aktuell gibt, klären wir gemeinsam. → KI-Förderung in Tirol
Jeder Förderantrag beginnt auf Papier.
Häufige Fragen
Kann eine KI Zimmer buchen?
Wenn Ihr Buchungssystem eine Schnittstelle bietet, kann die KI Verfügbarkeiten abfragen und Buchungen vorbereiten oder anlegen. Ohne Schnittstelle nimmt sie den Buchungswunsch vollständig auf und übergibt ihn an die Rezeption.
In welchen Sprachen antwortet die KI?
In allen gängigen Sprachen der Gäste, darunter Deutsch, Englisch, Italienisch, Niederländisch, Französisch und Polnisch. Die Antworten werden aus Ihren deutschen Inhalten erzeugt.
Wirkt ein KI-Telefonassistent auf Gäste unpersönlich?
Gäste werden zu Beginn informiert, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen. Die meisten schätzen es, sofort eine Antwort zu bekommen statt in der Warteschleife zu hängen. Für persönliche Anliegen verbindet der Assistent mit der Rezeption oder veranlasst einen Rückruf.
Was passiert mit den Daten der Gäste?
Sie werden nur für die Beantwortung der Anfrage verarbeitet, nach einer festen Frist gelöscht und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die beteiligten Anbieter sind in der Datenfluss-Übersicht dokumentiert.
Schicken Sie uns für den KI-Check die zwanzig häufigsten Gästefragen. Wir zeigen Ihnen, wie der Assistent sie beantworten würde – in drei Sprachen.
Was Saisonkräfte von der Firmen-KI haben
In der Saison wechseln die Menschen am Empfang häufiger als die Fragen der Gäste. Eine Firmen-KI, die Abläufe, Hausregeln und Ansprechpersonen kennt, verkürzt die Einschulung: Neue Kräfte fragen nach, statt zu raten, und bekommen Antworten mit Quellenangabe aus Ihren Unterlagen.
Dazu kommen Checklisten und wiederkehrende Abläufe – vom Check-in bis zur Reklamation. Die KI ersetzt die Einschulung nicht, sie macht sie kürzer und einheitlicher. Voraussetzung ist, dass die Unterlagen gepflegt sind: Was nicht beschrieben ist, kann die KI nicht beantworten.
Weitere Branchen und ihre Schwerpunkte: KI-Lösungen nach Branchen.