Was ein KI-Telefonassistent kann
01Anrufe annehmenNimmt Anrufe in natürlicher Sprache an – ohne Tastenmenü. Der Anrufer sagt einfach, worum es geht.→
02StandardfragenÖffnungszeiten, Anfahrt, Preise, Verfügbarkeit, Ablauf, Unterlagen, Zuständigkeiten.
03TermineVereinbart, verschiebt und sagt Termine ab – direkt im angebundenen Kalender.
04WeiterleitenNimmt Name, Nummer, Anliegen und Dringlichkeit auf und übergibt an die zuständige Person.Was zusätzlich geht
- An einen Menschen übergeben, wenn der Anrufer das möchte oder das Anliegen nicht in die festgelegten Themen fällt.
- Mehrsprachig antworten – Deutsch, Englisch, Italienisch und weitere Sprachen, je nach Anrufer.
- Gespräche zusammenfassen, sodass Sie in 20 Sekunden wissen, wer angerufen hat und was zu tun ist.
Was er nicht kann – und nicht soll
Keine Beratung mit Haftung
Rechtliche, medizinische oder technische Einzelfallauskünfte beantwortet der Assistent nicht; er nimmt das Anliegen auf und übergibt.
Kein Wissen, das nicht hinterlegt ist
Er antwortet aus den Informationen, die wir mit Ihnen festlegen. Was dort nicht steht, erfindet er nicht, sondern sagt, dass jemand zurückruft.
Keine sensiblen Daten
Gesundheitsdaten, Kontonummern oder Ausweisdaten fragt der Assistent standardmäßig nicht ab.
Nicht unsichtbar
Anrufer erfahren zu Beginn, dass sie mit einer KI sprechen.
Was er nicht kann, ist im Vorfeld festgelegt – er übergibt, statt zu raten.
So funktioniert ein KI-Telefonassistent technisch
Anruf kommt an
Ihre bestehende Nummer bleibt – der Assistent nimmt an, auch bei besetzt und nach Feierabend.
Spracherkennung
Versteht österreichisches Deutsch und die meisten Dialekte; starke Dialekte testen wir vor dem Livegang.
Sprachmodell mit Ihrem Wissen
Formuliert jede Antwort ausschließlich aus den Informationen, die mit Ihnen festgelegt wurden.
Aktionen
Trägt Termine ein, legt Tickets an oder notiert Rückrufe – direkt in Ihren Systemen.
Natürliche Stimme
Die Antwort wird gesprochen – die Verzögerung liegt typischerweise unter einer Sekunde.
Zusammenfassung
Nach jedem Gespräch erreicht die zuständige Person eine kurze Zusammenfassung.
Vom Anruf zum Protokoll
Im Hintergrund arbeiten mehrere Bausteine zusammen: Telefonie, Spracherkennung, Sprachmodell und Sprachausgabe. Am Ende steht für Ihr Team eine Zusammenfassung statt eines Besetztzeichens.
Datenschutz und EU AI Act beim KI-Telefonassistenten
Ein Telefonassistent verarbeitet personenbezogene Daten – mindestens die Telefonnummer, meist auch Namen und Anliegen. Das ist erlaubt, wenn folgende Punkte geregelt sind:
Personen, die mit einem KI-System interagieren, müssen darüber informiert werden – außer es ist offensichtlich. Der Assistent sagt deshalb zu Beginn des Gesprächs, dass er ein KI-Assistent ist. Wir formulieren diesen Satz kurz und freundlich, damit er das Gespräch nicht bremst.
Informationspflicht (Art. 13 DSGVO)
Anrufer haben Anspruch auf Information, wer ihre Daten wofür verarbeitet. Praktikabel ist ein kurzer Hinweis im Gespräch mit Verweis auf Ihre Datenschutzerklärung, in der der Telefonassistent als eigener Punkt beschrieben ist. Den Textbaustein dafür liefern wir mit.
Aufzeichnung und Transkript
Transkript und Zusammenfassung sind für die Funktion nötig. Eine Audioaufzeichnung ist es meistens nicht – wir aktivieren sie nur, wenn Sie einen konkreten Zweck haben und Anrufer vorab darauf hingewiesen werden. Für Transkripte legen wir eine Speicherfrist fest (z. B. ⟦30⟧ Tage) und löschen danach automatisch.
Anbieter und Verarbeitungsort
Ein Telefonassistent besteht aus mehreren Bausteinen: Telefonie, Spracherkennung, Sprachmodell, Sprachausgabe. Für jeden Baustein halten wir in der Datenfluss-Übersicht fest, welcher Anbieter ihn liefert, wo verarbeitet wird und welcher Auftragsverarbeitungsvertrag besteht. Wir bevorzugen Verarbeitung in der EU. Wo ein Baustein nur mit Verarbeitung außerhalb der EU verfügbar ist, sagen wir das offen und stützen die Übermittlung auf eine zulässige Grundlage (Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln).
Hochrisiko?
Ein Telefonassistent für Terminvereinbarung und Auskünfte ist nach dem AI Act kein Hochrisiko-System. Anders wäre es, wenn er etwa über Kreditwürdigkeit oder Bewerbungen entscheidet – das setzen wir nicht um.
→ Mehr dazu: KI und DSGVO · EU AI Act für Unternehmen
Außerhalb der Geschäftszeiten nimmt der Assistent Anrufe an.
Ablauf der Einführung
Anrufanalyse
Welche Anrufe kommen, wann, mit welchen Anliegen? Wenn vorhanden, werten wir Ihre Anrufstatistik aus.
Gesprächsleitfaden
Wir legen gemeinsam fest, was der Assistent beantworten darf, wann er übergibt und wie er Sie vertritt.
Wissensbasis
Informationen einpflegen, Kalender und E-Mail oder CRM anbinden.
Testphase
Testanrufe durch uns und Ihr Team, inklusive schwieriger Fälle und Dialekt.
Livegang in Stufen
Zuerst nur außerhalb der Geschäftszeiten oder bei besetzt, dann nach Bedarf ausweiten.
Laufende Verbesserung
Wir werten Gesprächszusammenfassungen aus und schließen Wissenslücken.
Typische Dauer bis zum Livegang: ⟦2–4 Wochen⟧.
Für wen sich ein KI-Telefonassistent eignet
01HandwerkWer auf der Baustelle nicht abheben kann, verliert den Auftrag an den, der erreichbar ist.→
02Hotellerie und GastronomieViele gleiche Fragen und Anrufe in mehreren Sprachen.→
03Praxen, Kanzleien, DienstleisterHohes Terminaufkommen – der Assistent vereinbart, verschiebt und sagt Termine ab.→
04Betriebe mit StoßzeitenIn Stoßzeiten brauchen Telefon und Kundschaft vor Ort gleichzeitig Aufmerksamkeit.Oft ergänzt: KI-Chatbot mit derselben Wissensbasis für Website und WhatsApp.
Häufige Fragen
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, weil der Assistent es zu Beginn sagt. Das ist seit 2. August 2026 durch Art. 50 des EU AI Act vorgesehen. Die Stimme selbst klingt natürlich, und die meisten Anrufer akzeptieren den Assistenten, wenn er ihr Anliegen schnell erledigt.
Versteht der KI-Telefonassistent Dialekt?
Aktuelle Spracherkennung versteht österreichisches Deutsch und die meisten Dialekte zuverlässig. Bei sehr starkem Dialekt kann es zu Rückfragen kommen. Wir testen das vor dem Livegang mit Testanrufen.
Kann ich meine bestehende Telefonnummer behalten?
Ja. Anrufe werden per Rufumleitung an den Assistenten weitergeleitet – immer, nur bei besetzt oder nur zu festgelegten Zeiten.
Ist ein KI-Telefonassistent DSGVO-konform?
Er kann DSGVO-konform betrieben werden, wenn Anrufer informiert werden, Auftragsverarbeitungsverträge mit allen beteiligten Anbietern bestehen, der Verarbeitungsort geklärt ist und Transkripte nach einer festen Frist gelöscht werden. Diese Punkte regeln wir in jedem Projekt schriftlich.
Werden die Gespräche aufgezeichnet?
Standardmäßig wird ein Transkript für die Zusammenfassung erstellt und nach der vereinbarten Frist gelöscht. Eine Audioaufzeichnung aktivieren wir nur bei konkretem Zweck und mit Hinweis an den Anrufer.
Was passiert, wenn der Assistent eine Frage nicht beantworten kann?
Er sagt das offen, nimmt Name, Rückrufnummer und Anliegen auf und leitet es an die zuständige Person weiter. Auf Wunsch verbindet er direkt zu einer Durchwahl.
Wie viele Anrufe kann er gleichzeitig annehmen?
Mehrere gleichzeitig. Das Besetztzeichen entfällt damit auch zu Stoßzeiten.
So klingt der Assistent
Ein kurzes Beispielgespräch – vom Klingeln bis zur Zusammenfassung.