Welche Dokumente sich automatisch verarbeiten lassen
| Dokument | Was ausgelesen wird | Wohin |
|---|---|---|
| Eingangsrechnungen | Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge netto/brutto, USt-Satz, UID, Positionen | Buchhaltung, Steuerberatung, Freigabe-Workflow |
| Lieferscheine | Lieferant, Datum, Baustelle/Projekt, Material, Mengen, Einheiten | Projektkosten, Materialliste, Abgleich mit Rechnung |
| Regieberichte und Stundenzettel | Datum, Personen, Stunden, Tätigkeiten, Geräte, Unterschrift vorhanden | Abrechnung, Nachkalkulation, Excel |
| Formulare und Anträge | alle Felder, auch handschriftlich | Datenbank oder Fachprogramm |
| Angebote von Lieferanten | Positionen, Einheitspreise, Konditionen | Preisvergleich, Preisspiegel |
| Verträge | Parteien, Laufzeiten, Kündigungsfristen, Sonderklauseln | Vertragsübersicht mit Fristenerinnerung |
Viele Formate, ein Ablauf: auslesen, prüfen, ablegen.
Wie genau ist das?
Bei sauberen digitalen PDFs sind die Ergebnisse sehr zuverlässig. Bei schlechten Scans, zerknitterten Lieferscheinen oder schwer lesbarer Handschrift sinkt die Genauigkeit – wie bei einem Menschen auch. Deshalb arbeiten wir nicht mit blindem Vertrauen, sondern mit Prüfregeln:
Unsichere Felder werden markiert, nicht geraten.
Plausibilitätsprüfung
Stimmen Netto + USt = Brutto? Ist die UID-Nummer formal gültig? Passt das Datum?
Abgleich
Stimmt die Rechnung mit Lieferschein oder Bestellung überein?
Unsicherheitsmarkierung
Felder, bei denen die Erkennung unsicher ist, werden markiert und landen zur Prüfung bei einer Person.
So prüft Ihr Team nur noch die Ausnahmen statt jedes Dokument.
So funktioniert KI-Dokumentenverarbeitung
Eingang
Dokumente kommen per E-Mail-Postfach, Upload, Scanner oder Foto aus der App.
Texterkennung und Bildverständnis
Ein KI-Modell erkennt Text, Tabellen, Stempel und Handschrift und versteht den Aufbau des Dokuments. Anders als klassische Texterkennung (OCR) braucht es keine Vorlage pro Lieferant.
Extraktion
Die benötigten Felder werden in ein festes Format überführt.
Prüfung
Plausibilitätsregeln und Abgleich mit vorhandenen Daten.
Übergabe
In Buchhaltung, Excel, Projektordner, ERP oder zur Freigabe.
Ablage
Das Originaldokument wird mit einheitlichem Dateinamen abgelegt und bleibt mit den Daten verknüpft.
Datenschutz und Aufbewahrung
Die KI ersetzt nicht das Original. Für steuerlich relevante Belege gilt die Aufbewahrungspflicht nach der Bundesabgabenordnung (grundsätzlich sieben Jahre) unverändert.
Originale bleiben erhalten – geordnet und auffindbar.
Personenbezogene Daten
Rechnungen und Berichte enthalten Namen, Adressen, teils Stundenaufzeichnungen von Mitarbeitenden. Wir setzen KI-Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag ein, bevorzugt mit Verarbeitung in der EU und ohne Training mit Ihren Dokumenten.
Mitarbeiterdaten
Stundenzettel und Regieberichte betreffen Beschäftigte. Wird die Auswertung zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle genutzt, kann in Österreich die Zustimmung des Betriebsrats bzw. der Mitarbeitenden nötig sein (§§ 96, 96a ArbVG). Wir sprechen das im Konzept an.
Speicherort
Die Dokumente bleiben in Ihrer Ablage (SharePoint, OneDrive, Server). Die KI verarbeitet sie, speichert sie aber nicht dauerhaft beim KI-Anbieter.
→ Mehr dazu: KI und DSGVO
Beispiel aus der Praxis: Planungsbüro und Baustelle
In einem Tiroler Planungsbüro kamen Regieberichte und Lieferscheine mehrerer Baufirmen als Scans und Fotos herein – jede Firma mit eigenem Format. Die Daten wurden bisher händisch in Excel übertragen, um Regiestunden und Materialmengen pro Bauvorhaben nachvollziehen zu können.
Mit KI-Dokumentenverarbeitung werden die Berichte ausgelesen, einem Bauvorhaben zugeordnet und als einheitliche Tabelle und PDF-Übersicht ausgegeben. ⟦Zeitersparnis/Umfang eintragen, z. B. „statt rund X Stunden pro Monat nur noch Prüfung der markierten Fälle“⟧
→ Mehr zu KI in der Branche: Planung und Bau
Ablauf und Kosten
Dokumentenmuster sammeln
20–50 echte Beispiele pro Dokumenttyp, inklusive der schlechten.
Felder und Zielsystem festlegen
Was wird gebraucht, und wohin soll es?
Aufbau und Test
Genauigkeit an Ihren Beispielen messen, Prüfregeln einstellen.
Livegang mit Prüfschritt
Anfangs prüft Ihr Team alles, dann nur noch die markierten Fälle.
- Einrichtung (einmalig): abhängig von Zahl der Dokumenttypen und Zielsysteme. ⟦ab … €⟧
- Laufend: Verarbeitung pro Dokument bzw. Seite und Betreuung. ⟦ca. … € pro Dokument⟧
Förderung: Die Digitalisierung von Erfassungs- und Betriebsabläufen ist ein typischer Anwendungsfall der Tiroler Digitalisierungsförderung. → KI-Förderung in Tirol
Was mit den Originalen passiert
Die Originale bleiben in Ihrer Ablage und werden weiter aufbewahrt. Die KI erzeugt die strukturierten Daten zusätzlich: Die ausgelesenen Werte werden mit dem Originaldokument verknüpft, sodass sich jede Zeile in Excel oder in der Buchhaltung auf den Beleg zurückführen lässt.
Das gilt auch für steuerlich relevante Unterlagen: Für sie gelten die Aufbewahrungspflichten nach der Bundesabgabenordnung unverändert (grundsätzlich sieben Jahre). Die KI ersetzt das Original nicht, sie macht es leichter auffindbar – das Dokument wird mit einheitlichem Namen im richtigen Ordner abgelegt.
Wenn Ihr Team ein Ergebnis anzweifelt, führt der Weg immer vom ausgelesenen Wert zurück zum Scan. Diese Nachvollziehbarkeit ist auch bei Prüfungen und bei Fragen der Buchhaltung oder der Steuerberatung entscheidend.
Auch der Weg, auf dem die Dokumente ankommen, bleibt Ihnen überlassen: stapelweise über einen Einzugsscanner, per Handyfoto von der Baustelle oder automatisch aus einem Postfach. Die Verarbeitung ist bei allen Wegen dieselbe – was sich unterscheidet, ist nur der Weg bis zur Datei.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen OCR und KI-Dokumentenverarbeitung?
Klassische OCR wandelt ein Bild in Text um, braucht aber für jedes Dokumentlayout eigene Vorlagen, um zu wissen, wo welcher Wert steht. KI-Dokumentenverarbeitung versteht den Aufbau eines Dokuments und findet die Felder auch bei unbekannten Layouts.
Kann die KI Handschrift lesen?
Ja, gut lesbare Handschrift wird zuverlässig erkannt. Bei schwer lesbarer Handschrift markiert das System unsichere Felder zur Prüfung.
Funktioniert das mit Handyfotos?
Ja. Für beste Ergebnisse sollte das Dokument vollständig, flach und ausreichend beleuchtet fotografiert sein.
Muss ich die Originalbelege weiter aufbewahren?
Ja. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gelten unverändert. Die KI erzeugt strukturierte Daten zusätzlich zum Original; das Original bleibt verknüpft in Ihrer Ablage.
Können auch E-Rechnungen verarbeitet werden?
Ja. Strukturierte E-Rechnungen (z. B. ebInterface, ZUGFeRD, XRechnung) werden direkt ausgelesen, ohne Texterkennung. Die KI kommt dort zum Einsatz, wo nur PDFs oder Scans vorliegen.
Schicken Sie uns für den KI-Check fünf typische Dokumente, gern auch schlechte Scans. Wir zeigen Ihnen, was die KI daraus macht.