Das Problem: KI wird bereits genutzt – nur nicht kontrolliert
In vielen Betrieben nutzen Mitarbeitende ChatGPT & Co. längst – mit privaten Konten, auf dem eigenen Handy, mit kopierten Kundenmails und Angebotstexten. Das ist verständlich, weil es Zeit spart. Es ist aber aus drei Gründen ein Risiko:
Verbraucherkonten
Je nach Anbieter und Einstellung können Eingaben zur Verbesserung der Modelle verwendet werden.
Kein Auftragsverarbeitungsvertrag
Zwischen Ihrem Unternehmen und dem Anbieter besteht kein Auftragsverarbeitungsvertrag. Personenbezogene Daten von Kunden dürfen so nicht hineinkopiert werden.
Keine Kontrolle über Eingaben
Sie wissen nicht, was hineingegeben wird – und haben keine Möglichkeit, es zu steuern oder zu löschen.
Ein Verbot löst das selten. Wirksamer ist ein offizielles Werkzeug, das mindestens so gut ist wie das private – plus klare Regeln.
Nicht verbieten, sondern ersetzen.
Was eine Firmen-KI von einem privaten Konto unterscheidet
Ein privates KI-Konto ist auf eine Person zugeschnitten. Eine Firmen-KI läuft unter Geschäftsbedingungen: mit Auftragsverarbeitungsvertrag, ohne Training mit Ihren Daten und mit geregeltem Verarbeitungsort. Sie gehört dem Betrieb, nicht dem einzelnen Mitarbeitenden – auf diesen Unterschied kommt es bei personenbezogenen Daten an.
Dazu kommt der zweite Unterschied: die eigenen Dokumente. Während ein privates Konto nur weiß, was hineinkopiert wird, greift eine Firmen-KI auf Angebote, Richtlinien und Projektunterlagen zu – unter denselben Berechtigungen, die im Dateisystem gelten.
Drei Wege zur Firmen-KI
| Business-Zugang | Eigene Oberfläche, EU-Hosting | Eigener Server | |
|---|---|---|---|
| Was es ist | Firmenlizenz eines großen KI-Anbieters | Chat-Oberfläche, die wir für Sie betreiben, angebunden an KI-Modelle über EU-Schnittstellen | KI-Modelle laufen auf Hardware in Ihrem Betrieb oder in einem Tiroler/österreichischen Rechenzentrum |
| Datenschutz | AVV und kein Training mit Ihren Daten; Verarbeitungsort je nach Anbieter und Vertrag | AVV, kein Training, Verarbeitung in der EU | Daten verlassen Ihr Netzwerk nicht |
| Qualität der Modelle | sehr hoch | sehr hoch, Modellwahl flexibel | gut bis sehr gut, abhängig von der Hardware |
| Anbindung eigener Dokumente | eingeschränkt, je nach Produkt | vollständig, mit Berechtigungen | vollständig, mit Berechtigungen |
| Kosten | Lizenz pro Person und Monat | Nutzung nach Verbrauch + Betrieb | Hardware-Investition + Betrieb |
| Sinnvoll für | schneller Einstieg, wenig sensible Daten | die meisten KMU | sehr sensible Daten (z. B. Kanzleien), hohe Nutzung |
Wir beraten herstellerunabhängig. Für viele Betriebe ist ein Business-Zugang der richtige Start – dann richten wir ihn sauber ein und schulen das Team. Wo eigene Dokumente, Berechtigungen oder strenge Datenschutzanforderungen im Spiel sind, bauen wir die Varianten zwei oder drei.
Wann welcher der drei Wege passt
Für einen schnellen Einstieg mit wenig sensiblen Daten reicht in der Regel ein Business-Zugang des Anbieters. Sobald eigene Dokumente durchsuchbar werden sollen oder strengere Datenschutzanforderungen gelten, passt die eigene Oberfläche mit EU-Hosting zu den meisten KMU. Der eigene Server ist die Wahl für sehr sensible Daten – etwa in Kanzleien – oder für Betriebe mit hoher Nutzung, bei denen sich die Hardware über die Zeit rechnet.
Die Entscheidung hängt nicht von der Technik ab, sondern von den Daten: Was wird eingegeben, wer darf es sehen, und welcher Verarbeitungsort ist vertretbar? Diese Fragen beantwortet die Datenfluss-Übersicht, bevor Sie sich für eine Variante entscheiden.
Drei Wege: Firmenzugang, EU-Hosting oder eigener Server.
Firmen-KI mit Zugriff auf Ihre Dokumente
Der eigentliche Nutzen entsteht, wenn die KI Ihr Firmenwissen kennt:
01Angebote, Projektberichte, Protokolle„Welche Probleme gab es bei vergleichbaren Projekten?“
02Richtlinien und Handbücher„Wie ist der Ablauf bei einer Reklamation?“
03Technische Unterlagen und Normen„Welche Brandschutzklasse hat Produkt X laut Datenblatt?“
04E-Mail-Verläufe (auf Wunsch)„Was wurde mit dem Bauherrn zur Fassadenfarbe vereinbart?“Wie die KI auf Ihre Dokumente zugreift
Die Dokumente bleiben, wo sie liegen. Sie werden für die Suche aufbereitet, die KI findet zu jeder Frage die relevanten Stellen und antwortet mit Quellenangabe. Die Inhalte fließen nicht in das KI-Modell ein und werden nicht zum Training verwendet.
Technisch geschieht das über Retrieval Augmented Generation (RAG): Die Dokumente werden durchsuchbar gemacht, die KI sucht zu jeder Frage die relevanten Stellen und antwortet mit Quellenangabe. Die Dokumente fließen nicht in das KI-Modell ein.
Berechtigungen bleiben erhalten: Wer im Dateisystem keinen Zugriff auf die Lohnordner hat, bekommt auch von der Firmen-KI keine Antworten daraus. Das ist der Punkt, an dem einfache Lösungen häufig scheitern.
Datenschutz und EU AI Act
Wer seinem Team eine KI bereitstellt, muss Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz setzen. Die Einführungsschulung ist deshalb Teil des Projekts und wird dokumentiert. → KI-Schulung
Verträge, Verarbeitungsort und Protokollierung – schriftlich geregelt.
Auftragsverarbeitungsvertrag
Mit jedem eingesetzten KI-Anbieter.
Kein Training mit Ihren Daten
Vertraglich zugesichert.
Verarbeitungsort
Dokumentiert, bevorzugt EU; beim eigenen Server bleibt alles im Haus.
Protokollierung
Nach Ihren Vorgaben – so viel wie für Sicherheit nötig, so wenig wie möglich.
KI-Nutzungsrichtlinie
Wir liefern eine Vorlage, die regelt, welche Daten in welche KI dürfen, wie Ergebnisse zu prüfen sind und wer verantwortlich ist.
→ Mehr dazu: KI und DSGVO · EU AI Act für Unternehmen
Ablauf
Bestandsaufnahme
Welche KI wird schon genutzt, wofür, mit welchen Daten? Welche Dokumente sollen durchsuchbar werden?
Variante wählen
Business-Zugang, EU-Hosting oder eigener Server – nach Datenlage, Budget und Nutzung.
Einrichtung
Zugänge, Anmeldung über Ihr bestehendes Firmenkonto (z. B. Microsoft), Dokumentenanbindung, Berechtigungen.
Richtlinie und Schulung
Nutzungsrichtlinie, Einführungsschulung, Beispiele aus Ihrem Arbeitsalltag.
Betrieb
Aktualisierung der Dokumente, neue Modelle, Support.
Kosten
- Business-Zugang: Lizenzkosten des Anbieters pro Person, plus einmalige Einrichtung und Schulung. ⟦Einrichtung ab … €⟧
- Eigene Oberfläche, EU-Hosting: Einrichtung und Dokumentenanbindung einmalig ⟦ab … €⟧, laufend Nutzung nach Verbrauch und Betrieb ⟦ab … € / Monat⟧
- Eigener Server: Hardware ⟦ab … €⟧, Einrichtung ⟦ab … €⟧, Betrieb ⟦ab … € / Monat⟧
Kosten im Überblick
Häufige Fragen
Ist ChatGPT im Unternehmen DSGVO-konform nutzbar?
Mit einem Business- oder Enterprise-Zugang, Auftragsverarbeitungsvertrag, deaktiviertem Training und klaren Regeln, welche Daten eingegeben werden dürfen, ist ein DSGVO-konformer Einsatz möglich. Private Verbraucherkonten sind für personenbezogene Firmendaten nicht geeignet.
Was ist eine ChatGPT-Alternative für Unternehmen?
Eine Chat-Oberfläche mit vergleichbaren Funktionen, die unter Ihren Datenschutzbedingungen läuft – etwa mit KI-Modellen über EU-Schnittstellen oder auf einem eigenen Server. Sie kann zusätzlich auf Ihre Firmendokumente zugreifen.
Kann eine KI lokal auf einem eigenen Server laufen?
Ja. Offene KI-Modelle können auf eigener Hardware betrieben werden, die Daten verlassen dann Ihr Netzwerk nicht. Die Qualität hängt von der Hardware ab; für viele Büroaufgaben ist sie gut geeignet.
Sieht jeder Mitarbeitende alle Dokumente?
Nein. Die Firmen-KI übernimmt die bestehenden Zugriffsrechte. Wer auf einen Ordner keinen Zugriff hat, erhält auch keine Antworten daraus.
Brauchen wir eine KI-Richtlinie?
Eine schriftliche KI-Nutzungsrichtlinie ist dringend zu empfehlen. Sie regelt, welche Daten in welche KI eingegeben werden dürfen, wie Ergebnisse zu prüfen sind und wer verantwortlich ist. Eine Vorlage ist Teil jedes Firmen-KI-Projekts.
Im KI-Check klären wir, welche der drei Varianten zu Ihren Daten und Ihrem Budget passt.